Nach dem Verkaufsgespräch, Präsentation und der Installation ist es soweit, Ihre Daten ins Aduna Office einzugeben. Um Ihnen einen möglichst einfachen Start zu ermöglichen, gehen wir die aufgeführten Punkte Schritt für Schritt gemeinsam durch. Unser Ziel ist es, die Einführung so einfach wie Möglich für Sie zu gestalten. Die Einführung kann natürlich zu Ihrem Unternehmungskonzept abweichen. Doch keine Sorge, wir passen die Schulungsblöcke individuell an Ihre Bedürfnisse an.

Dennoch bieten Ihnen die Möglichkeit, die Schulungskosten schon vorab mit unserem Schulungskalkulator zu berechnen.
Download Aduna Schulungskalkulator

Die Einführung erfolgt Schrittweise. Dazu haben wir verschiedene Schulungsblöcke vorbereitet. Nach der Schulung per Fernwartung oder bei unserem Kunden vor Ort erfolgt die Datenerfassung.

Adressen und Objekte mit Monatspauschale erfassen

Zu Beginn starten wir mit der Erfassung der Grunddaten. Das Ziel ist die Datenerfassung für die Verrechnung von Monatspauschalen.

Nr.	Schulungsinhalt	Ergebnis
1.1	Adressen inkl. Ansprechpartner	Kundenadressen erfasst
		Adresse ist nur einmal erfasst
		In der Adressverwaltung sind: Kunden, Rechnungsempfänger, Eigentümer, Lieferanten und Mitarbeiter
1.2	Objekte erfassen inkl. Monatspauschalen für Verrechnung	Objekte inkl. Pauschalen/Abo’s erfasst
1.3	Eigentümer hinterlegen (wenn nötig)
1.4	Monatsrechnung per Knopfdruck erstellen	Testrechnungen erstellt und Einzahlungsschein durch Bank prüfen lassen

Materiallieferungen verrechnen

Für die Verrechnung von gelieferten Materialien auf Objekte erfassen wir einen Artikelstamm. Wir geben die genaue Bezeichnung des Artikels mit der Einheit und dem Verkaufspreis ein.

Nr.	Schulungsinhalt	Ergebnis
2.1	Artikel mit Verkaufspreis	Artikel erfasst
2.2	Lieferung erfassen und verrechnen	Testrechnung

Auftrag verrechnen

Aufträge werden für Regie und einmalige Arbeiten erstellt. Wir zeigen die einfache Verrechnung der Aufträge.

Nr.	Schulungsinhalt	Ergebnis
3.1	Auftrag erfassen	Auftrag
3.2	Verrechnung der Aufträge	Rechnung anhand Fakturapositionen erstellt

Mitarbeiterverwaltung

Wir erfassen Ihre Mitarbeiter als Vorbereitung für die Stundenerfassung.

Nr.	Schulungsinhalt	Ergebnis
4.1	Stammdaten anpassen	Abrechnungsmodelle, Sollzeiten, Abteilungen überarbeitet
4.2	Mitarbeiter mit Details	Mitarbeiter erfasst
4.3	Mitarbeitervertrag hinterlegt	Vertragsvorlagen erstellt/gespeichert

Personal Unterhaltsreinigung und Spezialreinigung planen

Wir hinterlegen alle geplanten Stunden des Mitarbeiters auf dem Objekt.

Nr.	Schulungsinhalt	Ergebnis
5.1	Geplante Stunden auf Objekte hinterlegen	Mitarbeiter eingeplant
5.2	Unterhaltsreinigung disponieren	Monatlichen UH Plan erstellt
5.3	Spezialreinigung separat planen	Planung auf Auftrag erfasst und via Tagesdienst disponiert

Personal disponieren und Abwesenheiten verwalten

Wir erstellen den Vorschlag des aktuellen/nächsten Monats und erhalten eine komplette Übersicht von allen geplanten Stunden Ihrer Mitarbeiter. Unsere Ziele sind Korrekturen von Stunden, Abwesenheiten von Mitarbeiter hevorzuheben, Stunden auf andere Mitarbeiter umzuplanen und das Zeiterfassungsformular auszudrucken.

Nr.	Schulungsinhalt	Ergebnis
5.6	Monatlicher Vorschlag der eingeplanten Stunden	Übersicht aller Stunden
		Feiertage in Stammdaten erfasst
5.7	Abwesenheiten mit Begründung	Ferien, Unfall, Militär usw. erfasst
5.8	Ausdruck des Zeiterfassungsformular für die Mitarbeiter
5.9	Stundenkorrektur oder Umplanung mit Abwesenheits-Grund des Mitarbeiters	Effektiv geleistete Stunden
5.10	Markieren als Kontrolliert	Übersicht der erhaltenen Rapporte
5.11	Übertragung der Stunden als Leistung	Testlauf

Personalabrechnung

Mit der Personalabrechnung sind alle Lohnstunden, auszuzahlenden Beträge und Abrechnungen Ihrer Mitarbeiter ersichtlich. Die Ziele sind auf einfache Art und Weise Stundeabrechnungen, Feriensaldos und Abwesenheitsstunden einzusehen. Die monatlichen Abrechnungen können über eine Schnittstelle in Ihr Lohnprogramm übergeben werden.

Nr.	Schulungsinhalt	Ergebnis
6.1	Lohnstunden berechnen	Monats- und Stundenlöhner
		Die Modelle können zu verschiedenen Zeiten abgerechnet werden
6.2	Saldokorrekturen	Stunden, Krankheitstage oder Ferien nachträglich manuell korrigieren
	Stundenabrechnung drucken	Stundenübersicht pro Mitarbeiter
		Abrechnungsübersicht aller geleisteten Stunden
6.3	Lohnlauf verbuchen	Lohnbewegungen werden ins Lohnprogramm verbucht

Auftrag - Offerte und Rapport

Wir erstellen auf dem Auftrag ein einfaches Excel-Dokument für die Offerierung. Die Arbeiten werden automatisch in den Auftragsrapport geschrieben. Die Auträge werden geplant und der Mitarbeiter zugeteilt.

Nr.	Schulungsinhalt	Ergebnis
7.1	Auftrag im Offert-Status	Auftrag erstellt
7.2	Excel-Offerte erstellen	Versandbereite Offerte
		Die Vorlage kann individuell angepasst werden
7.3	Auftrag disponieren	Mitarbeiter eingeplant
7.4	Arbeitsrapport generieren

Objekt - Offerte und Kalkulation

Unsere Ziele sind Objekte für Hauswartung und Unterhaltsreinigung zu Offerieren und Kalkulieren.

Nr.	Schulungsinhalt	Ergebnis
8.1	Positionskatalog-Vorlage überarbeiten	Firmenbezogenes Leistungsverzeichnis erstellt
8.2	Objekt mit Pflichtenheft erfassen	Leistungsverzeichnis für Offerte
8.3	Leistungsverzeichnis kalkulieren	Pauschalpreis für Offerte
8.4	Word-Offerte mit Leistungsverzeichnis	Versandbereite Offerten

Tourenplanung Hauswartung

Die Hauswartungsmitarbeiter werden anhand von Leistungserbringer im System erfasst und auf Ihre Objekte zugeteilt. Mit wöchentlichen Rapporten gehen keine Arbeiten vergessen.

Nr.	Schulungsinhalt	Ergebnis
9.1	Leistungserbringer erfassen	Hauswartungstour mit Mitarbeiter erfasst
9.2	Tour auf Objekt hinterlegen	Automatische Zuteilung des Leistungserbringers nach Arbeitsart
9.3	Ausführungstag in Dispositionsplan definieren	Wochentag gesetzt
9.4	Startwoche in Dispositionsplan definieren	Ausführung auf Kalenderwoche geplant
9.5	Tourenrapport erstellen, drucken, kontrollieren	Wöchentlich Rapporte generieren

Hauswartungsmodul - diverse Funktionen

Das Hauswartungsmodul ist vielseitig und bietet Ihnen noch weitere Funktionen. Nach diesem Schulungsblock kennen und können Sie das Modul vollumfänglich für Ihre Hauswartung nutzen.

Nr.	Schulungsinhalt	Ergebnis
10.1	Handwerker als Adresse erfassen	Handwerkerliste drucken
10.1	Notfalldaten auf Objekt	Notfalldatenblatt für Piketteinsätze
10.2	Anlagen (Öltank etc) für Standesmeldung erfassen	Aktueller Stand erfassen und per E-Mail an Verwaltung senden
10.3	Gartenplanung/Disposition	Übersicht aller Gartenarbeiten mit Kalenderwochen
		Einfache Umplanung
		Berücksichtigung von Wetter und Vegetation
10.4	Winterdienst	Winterdienstrapport mittels Tourenplanung drucken
	Verrechnung mit Artikel	Winterdienstartikel auf Objekt hinterlegt
		Listenübersicht mit allen hinterlegten Artikeln
		Lieferungsübertragung pro Tag/Ausführung
10.5	Tagesjournal erfassen	Eingehende Meldungen von Kunden unter Objekte erfasst
		Alle Telefonate und E-Mails als Tagesjournal
		Schnelle Auftragserteilung an Handwerker

Kommunikation

Unser Ziel ist es ab sofort die Kommunikationsmittel vom Aduna Office einzusetzen. Die Fress- und Notizzettel gehören nun der Vergangenheit an. Informieren Sie schnell und einfach Ihre Kunden, wie auch interne Mitarbeiter, über den aktuellen Stand.

Nr.	Schulungsinhalt	Ergebnis
11.1	E-Mail versenden	Aktuelle Statusmeldungen direkt aus Aduna per Mail versenden
		Zentrale Ablage im System
11.2	E-Rechnung Versand	Schneller und einfacher Rechnungsversand per E-Mail
		Einstellung pro Kundenadresse
		Scancenter/Abteilung definierbar
		Mittels Aktion werden bis zu mehreren 100 Rechnungen auf einmal versandt
	E-Bill	Rechnungen können auch via E-Bill versandt werden
11.3	Dokumente erstellen	Word-Briefe mit Datenübernahme aus Aduna
	Serienbrief generieren	Vorgefilterte Kunden aus Aduna mit Serienbrief anschreiben
	Etiketten generieren	Etiketten direkt aus Aduna mit vordefinierten Kunden drucken
11.4	Listen-/ Datenauswertungen	Auswertung Ihrer Daten und Listen aus Aduna
		Auswertungen von Aduna Office im täglichen Gebrauch
11.5	Merkmale definieren	Zusätzliche Filterung und Gruppierung bestimmter Daten
		Als Warnung definierbar
		In fast allen Modulen verfügbar

Tipps & Tricks

Da unser Aduna Office viele Überraschungen bereit hält, zeigen wir Ihnen gerne noch einige Tipps und Tricks für eine noch einfachere Bedienung des Programms.

Nr.	Schulungsinhalt	Ergebnis
12.1	Aktionen erstellen	Selbst definierte Auslöser
		Auswertung in den Quicksteps
		E-Mail versand sofort oder über Quicksteps mit Vorlage usw.
12.2	Textbausteine anpassen	Text-Vorlagen erstellt für E-Mails, Briefe, Auswertungen
		Signaturen an Standard anpassen
		Textliche Inhalte individuell gestalten
12.3	Vorlagen anpassen	Word- und Excel-Offerten
		Text anpassen
		Eigene Vorlagen
		Vertragsbedingungen
12.4	Layout/Ansicht einstellen	Benutzerdefiniertes Layout
		Verschiedene Farben
		Ansichten pro Benutzer definieren
		Lesebereich, Zoom, Aufgaben

Weitere Module

Aduna bietet auch noch die Möglichkeit für Lager/Inventar, CRM/Verkauf und Nachkalkulation Nachdem Aduna mit den wichtigsten Daten abgefüllt werden können diese Module genützt werden.

Nr.	Schulungsinhalt	Ergebnis
13.1	Modul Lager	Aktive Lagerverwaltung mit Aduna Office
		Lagerbestände überwachen
		Inventarlisten pflegen
13.2	Modul CRM	Marketingaktionen mit Aduna Office durchführen
		Adresslisten anhand von Merkmalen erstellt
13.3	Modul Nachkalkulation	Rentabilitätsanalyse mit Aduna Office
		Objekte und Kunden nach Rentabilität auswerten
13.4	Filialen in Aduna Office	Arbeiten mit verschiedenen Filiale der eigenen Firma

Systemadministrator / Benutzerverwaltung

Als Systemadministrator haben Sie noch weitere Berechtigungen und Einstellungsmöglichkeiten.

Nr.	Schulungsinhalt	Ergebnis
14.1	Sicherheitssystem	Rechteverwaltung Ihrer Mitarbeiter
		Wer darf was?
		Wie administriere ich Aduna Office?
14.2	Benutzerverwaltung	Benutzerverwaltung Ihrer Mitarbeiter