Mehr Übersicht und Flexibilität im digitalen Arbeitsalltag.

Viele betriebliche Auswertungen orientieren sich noch immer am klassischen A4-Format. Das ist historisch nachvollziehbar: Berichte wurden ursprünglich für den Ausdruck erstellt, in Ordnern abgelegt oder per Post weitergegeben. Entsprechend mussten sämtliche Informationen auf eine fest definierte Seite passen.

Im digitalen Arbeitsalltag gelten jedoch andere Anforderungen. Berichte werden heute meistens direkt am Bildschirm betrachtet, durchsucht, weiterverarbeitet oder elektronisch geteilt. Eine starre Seitengrösse kann dabei unnötig einschränken. Moderne Bildschirmberichte lösen sich deshalb bewusst vom Papierformat und nutzen den verfügbaren Platz flexibler.

Weshalb das A4-Format am Bildschirm an Grenzen stösst

Ein klassischer Bericht besitzt eine feste Breite. Unabhängig davon, ob er auf einem kleinen Notebook oder einem grossen Monitor geöffnet wird, bleibt seine Darstellung grundsätzlich gleich. Zusätzlicher Platz auf dem Bildschirm wird nicht genutzt.

Das kann verschiedene Nachteile haben:

• Spalten müssen schmal gehalten oder auf mehrere Seiten verteilt werden.
• Lange Bezeichnungen und Inhalte werden abgeschnitten oder umgebrochen.
• Nutzende müssen zwischen verschiedenen Berichtsseiten wechseln.
• Informationen lassen sich nur umständlich in anderen Programmen weiterverarbeiten.
• Der vorhandene Platz eines grossen Bildschirms bleibt teilweise ungenutzt.
• Für den Export wird häufig zuerst eine PDF-Datei erstellt, obwohl die Daten eigentlich in Excel benötigt werden.

Für den Ausdruck kann eine solche Formatierung weiterhin sinnvoll sein. Für die tägliche Arbeit am Bildschirm ist sie jedoch oft nicht mehr die beste Lösung.

Was ist ein Bildschirmbericht?

Ein Bildschirmbericht ist eine Auswertung, die in erster Linie für die digitale Nutzung entwickelt wurde. Statt den Inhalt auf eine feste Papiergrösse zu beschränken, passt sich die Darstellung an das verfügbare Fenster an.

Im Zentrum steht nicht mehr die Frage, wie viele Informationen auf eine gedruckte Seite passen. Entscheidend ist vielmehr, wie die gewünschten Daten übersichtlich, lesbar und effizient dargestellt werden können.

Bildschirmberichte ersetzen dabei nicht zwangsläufig alle klassischen Druckberichte. Beide Varianten erfüllen unterschiedliche Aufgaben: Ein formal gestaltetes Dokument eignet sich beispielsweise weiterhin für den Versand, die Ablage oder eine Unterschrift. Für die tägliche Recherche und Datenbearbeitung bietet eine flexible Tabellenansicht dagegen deutliche Vorteile.

Übersichtliche Darstellung auf unterschiedlich grossen Bildschirmen

Einer der wichtigsten Vorteile eines Bildschirmberichts ist die dynamische Grössenanpassung. Wird das Programmfenster vergrössert, steht automatisch mehr Raum für die enthaltenen Spalten zur Verfügung.

Dadurch können beispielsweise Namen, Adressen, Ortschaften und Telefonnummern gleichzeitig dargestellt werden. Auf einem grossen Monitor entsteht eine breite und übersichtliche Arbeitsfläche, ohne dass der Bericht künstlich auf die Breite eines A4-Blatts begrenzt bleibt.

Das ist besonders hilfreich, wenn mehrere Angaben miteinander verglichen werden sollen. Die relevanten Informationen befinden sich direkt nebeneinander und müssen nicht auf verschiedenen Seiten gesucht werden.

So passt sich der Bericht stärker an die jeweilige Arbeitssituation an – und nicht umgekehrt.

Daten unkompliziert weiterverwenden

Auswertungen werden häufig nicht nur betrachtet. Oft bilden sie den Ausgangspunkt für weitere Arbeiten. Eine Adressliste wird beispielsweise für einen Versand benötigt, eine Objektübersicht soll ergänzt oder eine Tabelle für eine individuelle Analyse aufbereitet werden.

Bei einem klassischen Druckbericht ist dieser Schritt häufig umständlich. Daten müssen aus einer PDF-Datei übernommen, manuell übertragen oder über eine zusätzliche Exportfunktion ausgegeben werden. Je nach Format entstehen dabei unerwünschte Seitenköpfe, Seitenumbrüche oder verschobene Spalten.

Eine moderne Tabellenansicht vereinfacht diesen Vorgang. Wenn die gesamte Tabelle kopiert werden kann, lassen sich die angezeigten Daten direkt in das gewünschte Zielprogramm einfügen – beispielsweise in Microsoft Excel.

Damit können Nutzende die Informationen anschliessend nach ihren eigenen Bedürfnissen: Sortieren, Filtern, Berechnen.

Der Bericht bleibt damit nicht das Endergebnis, sondern wird zu einer flexiblen Datengrundlage.

Exportieren durch Kopieren der Tabelle

Für viele Aufgaben ist kein komplexer Exportdialog erforderlich. Eine einfache und verständliche Möglichkeit besteht darin, die gesamte Tabelle über das Kontextmenü zu kopieren. Dazu wird die Tabelle mit der rechten Maustaste angeklickt und kopiert. Anschliessend können die Daten im gewünschten Programm eingefügt werden. Beim Einfügen in Excel werden die Inhalte tabellarisch übernommen, sodass sie dort direkt weiterbearbeitet werden können.

Dieser Weg bietet mehrere Vorteile:

• Es muss keine zusätzliche Exportdatei erstellt und gespeichert werden.
• Die Daten stehen unmittelbar in der gewünschten Anwendung zur Verfügung.
• Es entstehen keine durch das A4-Format verursachten Seitenumbrüche.
• Die Tabelle kann individuell gestaltet und ergänzt werden.
• Der Ablauf ist auch für gelegentliche Anwenderinnen und Anwender leicht verständlich.

Gerade bei spontanen Auswertungen spart diese Vorgehensweise Zeit. Statt zuerst nach einer passenden Exportfunktion oder einem Speicherort zu suchen, können die benötigten Daten direkt übernommen werden.

Bildschirmbericht und Auswertungen erfüllen unterschiedliche Aufgaben

Die Umstellung auf Bildschirmberichte bedeutet nicht, dass gedruckte oder als PDF ausgegebene Dokumente überflüssig werden. Entscheidend ist der jeweilige Verwendungszweck.

Eine klassische Auswertung eignet sich insbesondere, wenn:

• ein Dokument ein fest definiertes Erscheinungsbild benötigt.
• Seitenzahlen, Kopf- oder Fusszeilen erforderlich sind.
• die Auswertung unverändert archiviert werden soll.
• ein physischer Ausdruck benötigt wird.
• Unterlagen an externe Empfänger versendet werden.

Ein Bildschirmbericht ist hingegen besonders geeignet, wenn:

• Informationen schnell nachgeschlagen werden.
• viele Spalten gleichzeitig sichtbar sein sollen.
• der vorhandene Bildschirmplatz genutzt werden soll.
• Daten miteinander verglichen werden.
• die Ergebnisse in Excel oder einem anderen Programm weiterbearbeitet werden.

In einer modernen Softwarelösung haben deshalb beide Formen ihre Berechtigung. Der Bildschirmbericht unterstützt die tägliche Arbeit mit Daten, während der klassische Bericht weiterhin für formal gestaltete Dokumente eingesetzt werden kann.

Weniger Medienbrüche im Arbeitsprozess

Der Nutzen flexibler Berichte zeigt sich besonders im gesamten Arbeitsablauf. Muss eine Auswertung zuerst gedruckt, als PDF gespeichert oder manuell übertragen werden, entsteht ein Medienbruch. Dieser kostet Zeit und erhöht das Risiko, dass Informationen unvollständig oder fehlerhaft übernommen werden.

Eine direkt nutzbare Tabellenansicht verkürzt den Weg zwischen Auswertung und Weiterverarbeitung:

1. Die gewünschte Auswertung wird geöffnet.
2. Die Daten werden am Bildschirm kontrolliert.
3. Die Tabelle wird kopiert.
4. Die Inhalte werden im Zielprogramm eingefügt.
5. Die weitere Bearbeitung kann unmittelbar beginnen.

Je weniger Zwischenschritte erforderlich sind, desto effizienter wird der Prozess. Gleichzeitig bleibt die Herkunft der Daten nachvollziehbar, da die Auswertung direkt aus dem führenden System stammt.

Neue Bildschirmberichte in Aduna Office

In Aduna Office wurden zahlreiche bestehende Auswertungen als neue Bildschirmberichte umgesetzt. Damit lassen sich Informationen übersichtlich anzeigen, ohne sie auf das klassische A4-Format zu beschränken.

Wird das Fenster vergrössert, passen sich auch die Spaltenbreiten an den verfügbaren Platz an. Auf grösseren Bildschirmen können dadurch mehr Informationen gleichzeitig und besser lesbar dargestellt werden.

Ein Beispiel dafür ist der Bildschirmbericht für Adressen. Angaben wie Name, Vorname, Adresse, Postleitzahl, Ort und Telefonnummern werden in einer gemeinsamen Tabellenansicht aufgeführt. Die einzelnen Einträge bleiben übersichtlich und können direkt aus der Liste geöffnet werden.

Bildlegende: Der neue Adressbericht in Aduna Office nutzt die verfügbare Fensterbreite für eine übersichtliche tabellarische Darstellung.

Auch die Weiterverarbeitung wurde bewusst einfach gehalten: Mit einem Rechtsklick lässt sich die gesamte Tabelle kopieren. Danach können die Daten beispielsweise in Excel eingefügt, individuell formatiert, gefiltert oder ergänzt werden. Eine vorgängige Ausgabe als A4-Bericht oder PDF ist dafür nicht erforderlich.

Fazit

Digitale Arbeitsprozesse benötigen Auswertungen, die für den Bildschirm konzipiert sind. Eine flexible Tabellenansicht nutzt den vorhandenen Platz besser, stellt mehr Informationen gleichzeitig dar und erleichtert die Weiterverarbeitung der Daten.

Das A4-Format bleibt für Dokumente mit festem Layout wichtig. Für das tägliche Arbeiten, Kontrollieren und Exportieren bieten Bildschirmberichte jedoch deutlich mehr Freiheit. Mit den neu umgesetzten Bildschirmberichten stellt Aduna Office Auswertungen deshalb so bereit, wie sie im digitalen Alltag tatsächlich benötigt werden: übersichtlich, anpassungsfähig und einfach weiterzuverwenden.