Schulungen
Einführungen, Anpassungen
Einführung
Nach dem Verkaufsgespräch, Präsentation und der Installation ist es soweit, Ihre Daten ins Aduna Office einzugeben. Um Ihnen einen möglichst einfachen Start zu ermöglichen, gehen wir die aufgeführten Punkte Schritt für Schritt gemeinsam durch. Unser Ziel ist es, die Einführung so einfach wie Möglich für Sie zu gestalten. Die Einführung kann natürlich zu Ihrem Unternehmungskonzept abweichen. Doch keine Sorge, wir passen die Schulungsblöcke individuell an Ihre Bedürfnisse an.
Die Einführung erfolgt Schrittweise. Dazu haben wir verschiedene Schulungsblöcke vorbereitet. Nach der Schulung per Fernwartung oder bei unserem Kunden vor Ort erfolgt die Datenerfassung.
Schulungsaufwand Gesamt 16 - 20 Stunden
1. Adressen und Objekte mit Monatspauschale erfassen
Zu Beginn starten wir mit der Erfassung der Grunddaten. Das Ziel ist die Datenerfassung für die Verrechnung von Monatspauschalen.
| Nr. | Schulungsinhalt | Ergebnis |
|---|---|---|
| 1.1 | Adressen inkl. Ansprechpartner | Kundenadressen erfasst |
| Adresse ist nur einmal erfasst | ||
| In der Adressverwaltung sind: Kunden, Rechnungsempfänger, Eigentümer, Lieferanten und Mitarbeiter | ||
| 1.2 | Objekte erfassen inkl. Monatspauschalen für Verrechnung | Objekte inkl. Pauschalen/Abo’s erfasst |
| 1.3 | Eigentümer hinterlegen (wenn nötig) | |
| 1.4 | Monatsrechnung per Knopfdruck erstellen | Testrechnungen erstellt und Einzahlungsschein durch Bank prüfen lassen |
Schulungsaufwand 1 Stunde
2. Materiallieferungen verrechnen
Für die Verrechnung von gelieferten Materialien auf Objekte erfassen wir einen Artikelstamm. Wir geben die genaue Bezeichnung des Artikels mit der Einheit und dem Verkaufspreis ein.
| Nr. | Schulungsinhalt | Ergebnis |
|---|---|---|
| 2.1 | Artikel mit Verkaufspreis | Artikel erfasst |
| 2.2 | Lieferung erfassen und verrechnen | Testrechnung |
Schulungsaufwand 1 Stunde
3. Auftrag verrechnen
Aufträge werden für Regie und einmalige Arbeiten erstellt. Wir zeigen die einfache Verrechnung der Aufträge.
| Nr. | Schulungsinhalt | Ergebnis |
|---|---|---|
| 3.1 | Auftrag erfassen | Auftrag |
| 3.2 | Verrechnung der Aufträge | Rechnung anhand Fakturapositionen erstellt |
Schulungsaufwand 1 Stunde
4. Mitarbeiterverwaltung
Wir erfassen Ihre Mitarbeiter als Vorbereitung für die Stundenerfassung.
| Nr. | Schulungsinhalt | Ergebnis |
|---|---|---|
| 4.1 | Stammdaten anpassen | Abrechnungsmodelle, Sollzeiten, Abteilungen überarbeitet |
| 4.2 | Mitarbeiter mit Details | Mitarbeiter erfasst |
| 4.3 | Mitarbeitervertrag hinterlegt | Vertragsvorlagen erstellt/gespeichert |
Schulungsaufwand 1 Stunde
5a. Personal Unterhaltsreinigung und Spezialreinigung planen
Wir hinterlegen alle geplanten Stunden des Mitarbeiters auf dem Objekt.
| Nr. | Schulungsinhalt | Ergebnis |
|---|---|---|
| 5.1 | Geplante Stunden auf Objekte hinterlegen | Mitarbeiter eingeplant |
| 5.2 | Unterhaltsreinigung disponieren | Monatlichen UH Plan erstellt |
| 5.3 | Spezialreinigung separat planen | Planung auf Auftrag erfasst und via Tagesdienst disponiert |
Schulungsaufwand 1 Stunde
5b. Personal disponieren und Abwesenheiten verwalten
Wir erstellen den Vorschlag des aktuellen/nächsten Monats und erhalten eine komplette Übersicht von allen geplanten Stunden Ihrer Mitarbeiter. Unsere Ziele sind Korrekturen von Stunden, Abwesenheiten von Mitarbeiter hevorzuheben, Stunden auf andere Mitarbeiter umzuplanen und das Zeiterfassungsformular auszudrucken.
| Nr. | Schulungsinhalt | Ergebnis |
|---|---|---|
| 5.6 | Monatlicher Vorschlag der eingeplanten Stunden | Übersicht aller Stunden |
| Feiertage in Stammdaten erfasst | ||
| 5.7 | Abwesenheiten mit Begründung | Ferien, Unfall, Militär usw. erfasst |
| 5.8 | Ausdruck des Zeiterfassungsformular für die Mitarbeiter | |
| 5.9 | Stundenkorrektur oder Umplanung mit Abwesenheits-Grund des Mitarbeiters | Effektiv geleistete Stunden |
| 5.10 | Markieren als Kontrolliert | Übersicht der erhaltenen Rapporte |
| 5.11 | Übertragung der Stunden als Leistung | Testlauf |
Schulungsaufwand 1 Stunde
6. Personalabrechnung
Mit der Personalabrechnung sind alle Lohnstunden, auszuzahlenden Beträge und Abrechnungen Ihrer Mitarbeiter ersichtlich. Die Ziele sind auf einfache Art und Weise Stundeabrechnungen, Feriensaldos und Abwesenheitsstunden einzusehen. Die monatlichen Abrechnungen können über eine Schnittstelle in Ihr Lohnprogramm übergeben werden.
| Nr. | Schulungsinhalt | Ergebnis |
|---|---|---|
| 6.1 | Lohnstunden berechnen | Monats- und Stundenlöhner |
| Die Modelle können zu verschiedenen Zeiten abgerechnet werden | ||
| 6.2 | Saldokorrekturen | Stunden, Krankheitstage oder Ferien nachträglich manuell korrigieren |
| Stundenabrechnung drucken | Stundenübersicht pro Mitarbeiter | |
| Abrechnungsübersicht aller geleisteten Stunden | ||
| 6.3 | Lohnlauf verbuchen | Lohnbewegungen werden ins Lohnprogramm verbucht |
Schulungsaufwand 1 Stunde
7. Auftrag - Offerte und Rapport
Wir erstellen auf dem Auftrag ein einfaches Excel-Dokument für die Offerierung. Die Arbeiten werden automatisch in den Auftragsrapport geschrieben. Die Auträge werden geplant und der Mitarbeiter zugeteilt.
| Nr. | Schulungsinhalt | Ergebnis | |
|---|---|---|---|
| 7.1 | Auftrag im Offert-Status | Auftrag erstellt | |
| 7.2 | Excel-Offerte erstellen | Versandbereite Offerte | |
| Die Vorlage kann individuell angepasst werden | |||
| 7.3 | Auftrag disponieren | Mitarbeiter eingeplant | |
| 7.4 | Arbeitsrapport generieren | ||
Schulungsaufwand 1 Stunde
8. Objekt - Offerte und Kalkulation
Unsere Ziele sind Objekte für Hauswartung und Unterhaltsreinigung zu Offerieren und Kalkulieren.
| Nr. | Schulungsinhalt | Ergebnis |
|---|---|---|
| 8.1 | Positionskatalog-Vorlage überarbeiten | Firmenbezogenes Leistungsverzeichnis erstellt |
| 8.2 | Objekt mit Pflichtenheft erfassen | Leistungsverzeichnis für Offerte |
| 8.3 | Leistungsverzeichnis kalkulieren | Pauschalpreis für Offerte |
| 8.4 | Word-Offerte mit Leistungsverzeichnis | Versandbereite Offerten |
Schulungsaufwand 1 Stunde
9. Tourenplanung Hauswartung
Die Hauswartungsmitarbeiter werden anhand von Leistungserbringer im System erfasst und auf Ihre Objekte zugeteilt. Mit wöchentlichen Rapporten gehen keine Arbeiten vergessen.
| Nr. | Schulungsinhalt | Ergebnis |
|---|---|---|
| 9.1 | Leistungserbringer erfassen | Hauswartungstour mit Mitarbeiter erfasst |
| 9.2 | Tour auf Objekt hinterlegen | Automatische Zuteilung des Leistungserbringers nach Arbeitsart |
| 9.3 | Ausführungstag in Dispositionsplan definieren | Wochentag gesetzt |
| 9.4 | Startwoche in Dispositionsplan definieren | Ausführung auf Kalenderwoche geplant |
| 9.5 | Tourenrapport erstellen, drucken, kontrollieren | Wöchentlich Rapporte generieren |
Schulungsaufwand 2 Stunden
10. Hauswartungsmodul - diverse Funktionen
Das Hauswartungsmodul ist vielseitig und bietet Ihnen noch weitere Funktionen. Nach diesem Schulungsblock kennen und können Sie das Modul vollumfänglich für Ihre Hauswartung nutzen.
| Nr. | Schulungsinhalt | Ergebnis |
|---|---|---|
| 10.1 | Handwerker als Adresse erfassen | Handwerkerliste drucken |
| 10.1 | Notfalldaten auf Objekt | Notfalldatenblatt für Piketteinsätze |
| 10.2 | Anlagen (Öltank etc) für Standesmeldung erfassen | Aktueller Stand erfassen und per E-Mail an Verwaltung senden |
| 10.3 | Gartenplanung/Disposition | Übersicht aller Gartenarbeiten mit Kalenderwochen |
| Einfache Umplanung | ||
| Berücksichtigung von Wetter und Vegetation | ||
| 10.4 | Winterdienst | Winterdienstrapport mittels Tourenplanung drucken |
| Verrechnung mit Artikel | Winterdienstartikel auf Objekt hinterlegt | |
| Listenübersicht mit allen hinterlegten Artikeln | ||
| Lieferungsübertragung pro Tag/Ausführung | ||
| 10.5 | Tagesjournal erfassen | Eingehende Meldungen von Kunden unter Objekte erfasst |
| Alle Telefonate und E-Mails als Tagesjournal | ||
| Schnelle Auftragserteilung an Handwerker |
Schulungsaufwand 2 Stunden
11. Kommunikation
Unser Ziel ist es ab sofort die Kommunikationsmittel vom Aduna Office einzusetzen. Die Fress- und Notizzettel gehören nun der Vergangenheit an. Informieren Sie schnell und einfach Ihre Kunden, wie auch interne Mitarbeiter, über den aktuellen Stand.
| Nr. | Schulungsinhalt | Ergebnis |
|---|---|---|
| 11.1 | E-Mail versenden | Aktuelle Statusmeldungen direkt aus Aduna per Mail versenden |
| Zentrale Ablage im System | ||
| 11.2 | E-Rechnung Versand | Schneller und einfacher Rechnungsversand per E-Mail |
| Einstellung pro Kundenadresse | ||
| Scancenter/Abteilung definierbar | ||
| Mittels Aktion werden bis zu mehreren 100 Rechnungen auf einmal versandt | ||
| E-Bill | Rechnungen können auch via E-Bill versandt werden | |
| 11.3 | Dokumente erstellen | Word-Briefe mit Datenübernahme aus Aduna |
| Serienbrief generieren | Vorgefilterte Kunden aus Aduna mit Serienbrief anschreiben | |
| Etiketten generieren | Etiketten direkt aus Aduna mit vordefinierten Kunden drucken | |
| 11.4 | Listen-/ Datenauswertungen | Auswertung Ihrer Daten und Listen aus Aduna |
| Auswertungen von Aduna Office im täglichen Gebrauch | ||
| 11.5 | Merkmale definieren | Zusätzliche Filterung und Gruppierung bestimmter Daten |
| Als Warnung definierbar | ||
| In fast allen Modulen verfügbar | ||
Schulungsaufwand 1 Stunde
12. Tipps & Tricks
Da unser Aduna Office viele Überraschungen bereit hält, zeigen wir Ihnen gerne noch einige Tipps und Tricks für eine noch einfachere Bedienung des Programms.
| Nr. | Schulungsinhalt | Ergebnis |
|---|---|---|
| 12.1 | Aktionen erstellen | Selbst definierte Auslöser |
| Auswertung in den Quicksteps | ||
| E-Mail versand sofort oder über Quicksteps mit Vorlage usw. | ||
| 12.2 | Textbausteine anpassen | Text-Vorlagen erstellt für E-Mails, Briefe, Auswertungen |
| Signaturen an Standard anpassen | ||
| Textliche Inhalte individuell gestalten | ||
| 12.3 | Vorlagen anpassen | Word- und Excel-Offerten |
| Text anpassen | ||
| Eigene Vorlagen | ||
| Vertragsbedingungen | ||
| 12.4 | Layout/Ansicht einstellen | Benutzerdefiniertes Layout |
| Verschiedene Farben | ||
| Ansichten pro Benutzer definieren | ||
| Lesebereich, Zoom, Aufgaben | ||
Schulungsaufwand 1 Stunde
13. Weitere Module
Aduna bietet auch noch die Möglichkeit für Lager/Inventar, CRM/Verkauf und Nachkalkulation Nachdem Aduna mit den wichtigsten Daten abgefüllt werden können diese Module genützt werden.
| Nr. | Schulungsinhalt | Ergebnis |
|---|---|---|
| 13.1 | Modul Lager | Aktive Lagerverwaltung mit Aduna Office |
| Lagerbestände überwachen | ||
| Inventarlisten pflegen | ||
| 13.2 | Modul CRM | Marketingaktionen mit Aduna Office durchführen |
| Adresslisten anhand von Merkmalen erstellt | ||
| 13.3 | Modul Nachkalkulation | Rentabilitätsanalyse mit Aduna Office |
| Objekte und Kunden nach Rentabilität auswerten | ||
| 13.4 | Filialen in Aduna Office | Arbeiten mit verschiedenen Filiale der eigenen Firma |
Pro Modul Schulungsaufwand 1 Stunde
14. Systemadministrator / Benutzerverwaltung
Als Systemadministrator haben Sie noch weitere Berechtigungen und Einstellungsmöglichkeiten.
| Nr. | Schulungsinhalt | Ergebnis |
|---|---|---|
| 14.1 | Sicherheitssystem | Rechteverwaltung Ihrer Mitarbeiter |
| Wer darf was? | ||
| Wie administriere ich Aduna Office? | ||
| 14.2 | Benutzerverwaltung | Benutzerverwaltung Ihrer Mitarbeiter |
Schulungsaufwand 1 Stunde